Das A und O bei Referenzauskünften

Das Ein­ho­len von Re­fe­renz­aus­künf­ten stellt ei­ne wich­ti­ge Mög­lich­keit des Er­kennt­nis­ge­winns bei Be­wer­bungs­ver­fah­ren dar. Die vor­ge­setz­ten Per­so­nen sind aber we­der beim Ein­ho­len noch beim Er­tei­len völ­lig frei. Ei­ner­seits ist die Wahr­heits­pflicht zu be­ach­ten und an­der­seits darf bei der Re­fe­renz­aus­kunft das Ar­beits­zeug­nis ver­tieft, aber nicht er­wei­tert wer­den. Wer al­so ei­ne Re­fe­renz­aus­kunft er­teilt, muss sich streng an das Skript (Ar­beits­zeug­nis) halten.

Abs­tract: Die Pflicht zur Re­fe­renz­aus­kunft er­gibt sich aus der Für­sor­ge­pflicht der Ar­beit­ge­be­rin. Re­fe­renz­aus­künf­te dür­fen nur mit Zu­stim­mung der Ar­beit­neh­men­den ein­ge­holt be­zie­hungs­wei­se er­teilt wer­den. Bei der Re­fe­renz­aus­kunft han­delt es sich um die Ver­tie­fung des Ar­beits­zeug­nis­ses, nicht um ei­ne Er­wei­te­rung. Wer ei­ne Re­fe­renz­aus­kunft er­teilt, muss sich an die An­ga­ben im Ar­beits­zeug­nis hal­ten und die Wahr­heits­pflicht beachten.

Nur mit Einverständnis

Bei ei­ner Re­fe­renz­aus­kunft wird in Ab­we­sen­heit ei­ner Per­son über ge­nau die­se Per­son ge­spro­chen. Sie muss des­halb so­wohl für das Er­tei­len als auch für das Ein­ho­len der Re­fe­renz­aus­kunft ihr Ein­ver­ständ­nis ge­ben und sie kann ver­lan­gen zu er­fah­ren, was bei der Re­fe­renz­aus­kunft ge­sagt wor­den ist. Dies gibt ihr die Mög­lich­keit, all­fäl­li­ge Kor­rek­tu­ren an­zu­brin­gen. Wer­den be­reits im Le­bens­lauf die Ko­or­di­na­ten von Re­fe­renz­per­so­nen auf­ge­führt, darf da­von aus­ge­gan­gen wer­den, dass die Ein­wil­li­gung zur Ein­ho­lung der Re­fe­renz­aus­kunft vorliegt.

Für das prak­ti­sche Vor­ge­hen wird emp­foh­len, dass ein Ter­min für die Re­fe­renz­aus­kunft ver­ein­bart wird. So ist es bei­den Sei­ten mög­lich sich op­ti­mal vor­zu­be­rei­ten (sie­he unten).

Referenzauskunft erteilen

Die Re­fe­renz­aus­kunft kann als ei­ne Art münd­li­ches Ar­beits­zeug­nis an­ge­se­hen wer­den. Ob­wohl da­für in der Re­gel kei­ne ge­setz­li­che Grund­la­ge be­steht, sind Ar­beit­ge­be­rin­nen zu Re­fe­renz­aus­künf­ten ver­pflich­tet. Dies er­gibt sich aus ih­rer Für­sor­ge­pflicht den Ar­beit­neh­men­den ge­gen­über. Bei ei­ner Re­fe­renz­aus­kunft dür­fen die ein­zel­nen Aspek­te des kon­kre­ten Ar­beits­zeug­nis­ses ver­tieft, nicht aber er­wei­tert werden.

Die Re­fe­renz­aus­kunft ist nicht der Ort für Abrechnung.

Es ist al­so an­ge­bracht, die vor­ge­nom­me­ne Be­ur­tei­lung mit Bei­spie­len zu ver­an­schau­li­chen, nicht aber, dem Ge­gen­über mit­zu­tei­len, was man im­mer schon ein­mal sa­gen woll­te, auf­grund des Grund­sat­zes des Wohl­wol­lens im Ar­beits­zeug­nis aber weg­ge­las­sen hat. Schliess­lich gel­ten auch die glei­chen Pflich­ten wie beim Ar­beits­zeug­nis (Wahr­heit, Klar­heit, Voll­stän­dig­keit und Wohl­wol­len). Ins­be­son­de­re der Wahr­heits­pflicht kommt ein gros­ser Stel­len­wert zu, da Aus­kunft er­tei­len­de Ar­beit­ge­ber für die Fol­gen von un­güns­ti­gen und feh­ler­haf­ten Re­fe­renz­aus­künf­ten haft­bar sind.

Re­fe­renz­aus­künf­te müs­sen sich auf das ge­sam­te Ar­beits­ver­hält­nis be­zie­hen und dür­fen nicht ein­zel­ne Vor­fäl­le her­vor­he­ben. Re­fe­renz­aus­künf­te dür­fen selbst­ver­ständ­lich auch nicht dem Ar­beits­zeug­nis wi­der­spre­chen. Ei­ne ent­spre­chen­de Vor­be­rei­tung ist drin­gend zu emp­feh­len. Ei­ner­seits kön­nen die not­wen­di­gen Do­ku­men­te be­schafft und an­der­seits re­le­van­te Stel­len mar­kiert, un­ter­stri­chen und mit Bei­spie­len ver­se­hen werden.

Auf­grund von Vor­ge­setz­ten­wech­seln ist es durch­aus mög­lich, dass sich ein Teil der Re­fe­renz­aus­kunft le­dig­lich auf Un­ter­la­gen (z.B. Zwi­schen­zeug­nis­se, Mit­ar­bei­ten­den­be­ur­tei­lun­gen, etc.) stützt. Dies soll­te trans­pa­rent de­kla­riert werden.

Wich­tig zu er­wäh­nen ist, dass wenn nur ei­ne Ar­beits­be­stä­ti­gung aus­ge­stellt wor­den ist, im Rah­men ei­ner ent­spre­chen­de Re­fe­renz­aus­kunft le­dig­lich der In­halt der Ar­beits­be­stä­ti­gung wie­der­ge­ge­ben wer­den darf. Aus­sa­gen zu Leis­tung und Ver­hal­ten sind so­mit nach der hier ver­tre­te­nen Rechts­auf­fas­sung nicht zu­läs­sig. Glei­ches gilt, wenn (un­zu­läs­si­ger­wei­se) im Ar­beits­zeug­nis be­wusst ge­wis­se Aspek­te weg­ge­las­sen wor­den sind. Wenn bei­spiels­wei­se nichts zum Ver­hal­ten ge­gen­über den Vor­ge­setz­ten ge­sagt wur­de, darf auch im Rah­men ei­ner Re­fe­renz­aus­kunft nichts da­zu ge­sagt wer­den. Im Op­ti­mal­fall spricht man sich kurz mit der Ar­beit­neh­me­rin ab.

Referenzauskunft einholen

Auf­grund des mög­li­chen Er­kennt­nis­ge­win­nes wird drin­gend emp­foh­len, Re­fe­ren­zen ein­zu­ho­len. Na­he­lie­gen­der­wei­se soll­ten ins­be­son­de­re Re­fe­renz­aus­künf­te in Be­zug auf das ak­tu­el­le Ar­beits­ver­hält­nis, nach Mög­lich­keit und im Sin­ne der grös­se­ren Stich­pro­be aber durch­aus auch meh­re­re Re­fe­renz­aus­künf­te ein­ge­holt wer­den. Bei wei­ter zu­rück­lie­gen­den Ar­beits­ver­hält­nis­sen be­steht die Ge­fahr der Verfälschung.

Kei­ne Re­fe­renz­aus­kunft durch Mit­ar­bei­ten­de ein­ho­len lassen.

Re­fe­renz­aus­künf­te dür­fen nur von Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen oder zu­künf­ti­gen Vor­ge­setz­ten ein­ge­holt wer­den und nicht et­wa von Mit­ar­bei­ten­den. Die­se wie­der­um soll­ten sich ver­ge­wis­sern, mit wem ge­spro­chen wird und ge­stützt wor­auf die Aus­kunfts­per­son ih­re Ant­wor­ten gibt. Beim Ein­ho­len von Re­fe­renz­aus­künf­ten emp­fiehlt sich ei­ne gu­te Vor­be­rei­tung. Ei­ner­seits kann in Ab­spra­che mit der HR-Ab­tei­lung ein Fra­gen­ka­ta­log er­stellt wer­den und an­der­seits ist das Ge­gen­über dar­über zu ori­en­tie­ren, um was für ein Stel­le es sich han­delt. So hat die­ses die Mög­lich­keit, prä­zi­se­re Ant­wor­ten auf die Fra­gen zu ge­ben. Die Fra­gen müs­sen ei­nen Be­zug zum Ar­beits­ver­hält­nis ha­ben be­zie­hungs­wei­se müs­sen sich um die Fra­ge der Eig­nung der Ar­beit­neh­me­rin drehen.

Verwendung der Referenzauskunft

In ers­ter Li­nie die­nen Re­fe­renz­aus­künf­te dem di­rek­ten Er­kennt­nis­ge­winn. Da Re­fe­renz­aus­künf­te aber häu­fig auch zwi­schen zwei Be­wer­bungs­pha­sen an­ge­fragt wer­den, kön­nen sie auch ei­ne gu­te Grund­la­ge für wei­te­re Fra­gen am nächs­ten Be­wer­bungs­ge­spräch sein. Ins­be­son­de­re wenn durch die Re­fe­renz­aus­kunft of­fe­ne Fra­gen ent­stan­den oder span­nen­de Hin­wei­se ge­ge­ben wor­den sind.