Aktennotiz, Abmahnung und andere Schriftlichkeiten

Ins­be­son­de­re in öf­fent­lich-recht­li­chen Ar­beits­ver­hält­nis­sen ha­ben die ver­schie­de­nen Schrift­lich­kei­ten gros­se Re­le­vanz. Wann wel­che Schrift­lich­keit an­ge­zeigt ist, be­zie­hungs­wei­se al­len­falls so­gar Vor­aus­set­zung für ei­ne gül­ti­ge Kün­di­gung ist, soll in die­sem Bei­trag auf­ge­zeigt werden.

Abs­tract: In ei­nem Ar­beits­ver­hält­nis soll so viel wie nö­tig und so we­nig wie mög­lich Schrift­lich­keit vor­lie­gen. Aspek­te, die ein­ma­lig oder im Wie­der­ho­lungs­fall be­zie­hungs­wei­se bei ei­ner ge­wis­sen Re­gel­mäs­sig­keit ein ech­tes Pro­blem dar­stel­len, sol­len je nach Schwe­re­grad mit­tels Ak­ten­no­tiz oder (Ab-) Mah­nung fest­ge­hal­ten wer­den. Bei al­len Do­ku­men­ten ist es­sen­zi­ell, dass sie da­tiert wer­den und die Au­toren­schaft klar be­zeich­net wird, ei­ne Un­ter­schrift der Mit­ar­bei­ten­den ist al­ler­dings in der Re­gel nicht zwingend.

Übersicht

Fol­gen­de Schrift­lich­kei­ten sol­len in die­sem Bei­trag be­han­delt werden:

• Ak­ten­no­tiz
• Ge­sprächs­no­tiz
• Ver­war­nung / (Ab-) Mahnung
• Mah­nung oder Ver­weis im Sin­ne ei­ner Disziplinarmassnahme

Lei­der ver­wen­den nicht al­le Ge­mein­we­sen die glei­chen Be­grif­fe. In der Re­gel wird in den ent­spre­chen­den Rechts­grund­la­gen min­des­tens die Mah­nung (teil­wei­se auch Ab­mah­nung oder Ver­war­nung ge­nannt) be­han­delt. Ak­ten- und Ge­sprächs­no­ti­zen wer­den meist nicht ex­pli­zit in den Rechts­grund­la­gen er­wähnt, sind des­we­gen aber nicht min­der wich­tig. Im vor­lie­gen­den Bei­trag wird ein Ver­such ei­ner Ka­te­go­ri­sie­rung un­ter­nom­men. Es muss aber im Ein­zel­fall ge­klärt wer­den, ob die Be­zeich­nung zum ent­spre­chen­den Ge­mein­we­sen passt.

Bei Schrift­lich­keit im Ar­beits­ver­hält­nis gilt das be­kann­te Cre­do: So viel wie nö­tig und so we­nig wie mög­lich. Es soll nicht je­des kleins­te Vor­komm­nis schrift­lich fest­ge­hal­ten wer­den. Wenn es sich aber um Aspek­te han­delt, die im Wie­der­ho­lungs­fall be­zie­hungs­wei­se bei ei­ner ge­wis­sen Re­gel­mäs­sig­keit ein ech­tes Pro­blem dar­stel­len, dann ist ein schrift­li­ches Fest­hal­ten klar an­ge­zeigt. Bei grös­se­ren Män­geln oder schwe­ren Ver­feh­lun­gen ist of­fen­sicht­lich, dass die­se schrift­lich Fest­ge­hal­ten (und ge­rügt) wer­den müssen.

Allgemeines

Bei al­len Do­ku­men­ten ist es­sen­zi­ell, dass sie da­tiert wer­den und die Au­toren­schaft klar be­zeich­net wird.

Mit­ar­bei­ten­de müs­sen Ak­ten­no­ti­zen nicht zwin­gend unterzeichnen.

Ei­ne Un­ter­zeich­nung durch die Mit­ar­bei­ten­den ist in al­ler Re­gel nicht er­for­der­lich, aber durch­aus emp­feh­lens­wert, da da­durch in ge­wis­ser Wei­se auch ei­ne funk­tio­nie­ren­de Ko­ope­ra­ti­on be­legt wird. Bei der Un­ter­zeich­nung ist zu un­ter­schei­den zwi­schen «In­halt zur Kennt­nis ge­nom­men» und «In­halt be­stä­tigt». In der Re­gel geht es nur dar­um, dass die Kennt­nis­nah­me des In­halts be­stä­tigt wer­den soll, be­zie­hungs­wei­se, dass ei­ne Be­spre­chung ef­fek­tiv statt­ge­fun­den hat. Le­dig­lich wenn kon­kre­te Aus­sa­gen der Mit­ar­bei­ten­den fest­ge­hal­ten wer­den (insb. bei Wort­pro­to­kol­len) ist es wich­tig, dass ei­ne Be­stä­ti­gung vor­liegt, da­mit klar ist, dass die Aus­sa­gen ge­nau­so ge­tä­tigt wor­den sind.

Aktennotiz

Ak­ten­no­ti­zen stel­len die ein­fachs­te Form der Schrift­lich­keit dar und die­nen da­zu, ge­wis­se Er­eig­nis­se, Fest­stel­lun­gen, Be­ob­ach­tun­gen, Ver­hal­tens- oder Leis­tungs­the­men jen­seits «des Üb­li­chen» fest­zu­hal­ten. Da­bei ist es pri­mär wich­tig, dass ei­ne Be­spre­chung mit den Mit­ar­bei­ten­den statt­fin­det und die­se über die Fest­stel­lun­gen und Be­ob­ach­tun­gen ori­en­tiert wer­den. Dass die Mit­ar­bei­ten­den gleich­zei­tig über die Schrift­lich­keit in­for­miert sind, macht Sinn, ist aber se­kun­där. Die Be­spre­chung ist nicht Vor­aus­set­zung, da­mit die Ak­ten­no­tiz im Per­so­nal­dos­sier ab­ge­legt wer­den kann.

Gesprächsnotiz

Bei ei­ner Ge­sprächs­no­tiz han­delt es sich um ei­nen Spe­zi­al­fall ei­ner Ak­ten­no­tiz. Es ist ei­ne Ak­ten­no­tiz zu ei­nem Ge­spräch. Ei­ne Ge­sprächs­no­tiz soll kein ei­gent­li­ches Pro­to­koll sein, son­dern fest­hal­ten, wel­che The­men mit wel­chem In­halt am Ge­spräch be­spro­chen wor­den sind. Op­ti­ma­ler­wei­se en­den sol­che Ge­sprä­che mit dem For­mu­lie­ren der nächs­ten Schrit­te und/oder der Ver­ein­ba­rung ei­nes nächs­ten Ge­sprächs­ter­mins. So ist si­cher­ge­stellt, dass man am Ball bleibt.

Verwarnung oder (Ab-) Mahnung

Bei der Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung han­delt es sich um ei­ne per­so­nal­recht­li­che Mass­nah­me mit Rü­ge- und Warn­funk­ti­on, die aber für sich al­lei­ne noch kei­ne Wir­kun­gen hat. Des­halb muss bei ei­ner Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung auch kein recht­li­ches Ge­hör ge­währt wer­den (dies im Un­ter­schied zu ei­ner Mah­nung oder ei­nem Ver­weis im Sin­ne ei­ner Dis­zi­pli­nar­mass­nah­me). Ei­ne Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung ist dann an­ge­zeigt, wenn sich Män­gel in der Leis­tung und/oder im Ver­hal­ten zei­gen, die so schwer­wie­gend sind, dass im Wie­der­ho­lungs­fall ei­ne Auf­lö­sung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses in Er­wä­gung ge­zo­gen wer­den muss. Hier­bei gilt fest­zu­hal­ten, dass im öf­fent­li­chen Per­so­nal­recht bei ei­ner Kün­di­gung we­gen Män­geln in der Leis­tung und/oder im Ver­hal­ten in der Re­gel zwin­gend ei­ne Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung zu er­fol­gen hat. Dies üb­ri­gens – auf­grund des Ver­hält­nis­mäs­sig­keits­prin­zips – auch dann, wenn dies im an­wend­ba­ren Per­so­nal­recht nicht ex­pli­zit vor­ge­schrie­ben wird. Von ei­ner Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung kann nur dann ab­ge­se­hen wer­den, wenn fest­steht, dass sie kei­nen Sinn hat. Dies muss aber ent­spre­chend gut be­legt wer­den kön­nen und kann nicht ein­fach nur be­haup­tet werden.

Ei­ne Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung soll­te fol­gen­den In­halt aufweisen:

• Kon­kre­te Be­schrei­bung (mög­lichst an­hand ty­pi­scher Bei­spie­le) des ge­rüg­ten Ver­hal­tens oder der ge­rüg­ten Leistung
• Kon­kre­te Be­schrei­bung (mög­lichst an­hand mess­ba­rer Fak­to­ren) des ge­wünsch­ten und ge­for­der­ten Ver­hal­tens oder der ge­wünsch­ten und ge­for­der­ten Leistung
• Ex­pli­zi­ter Hin­weis dar­auf, dass bei Nicht­ein­hal­tung oder Nicht­er­rei­chung wei­te­re per­so­nal­recht­li­che Mass­nah­men, ins­be­son­de­re die (je nach Schwe­re­grad al­len­falls frist­lo­se) Auf­lö­sung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses, ge­prüft werden
• Wann spä­tes­tens nächs­ter Ge­sprächs­ter­min erfolgt

Wer­den bei Mit­ar­bei­ten­den Män­gel fest­ge­stellt, die An­lass zu ei­ner Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung ge­ben, müs­sen die­se min­des­tens kurz- und mit­tel­fris­tig en­ger ge­führt wer­den. Es ist wich­tig, dass die Be­glei­tung nach der Ver­war­nung oder (Ab-) Mah­nung weitergeht.

Exkurs: Mahnung oder Verweis im Sinne einer Disziplinarmassnahme

Ver­weis ist ein al­ter Zopf.

Mah­nun­gen oder Ver­wei­se im Sin­ne von Dis­zi­pli­nar­mass­nah­men kön­nen als Über­bleib­sel des Be­am­ten­sta­tus be­zeich­net wer­den und sind im Grun­de al­so ein al­ter Zopf. Bei da­mals fak­tisch un­künd­ba­ren Ar­beits­ver­hält­nis­sen war die Re­le­vanz dis­zi­pli­na­ri­scher Mass­nah­men deut­lich grös­ser als heu­te. Das Dis­zi­pli­nar­recht soll­te den ord­nungs­ge­mäs­sen Gang der Ver­wal­tung si­chern so­wie de­ren Ver­trau­ens­wür­dig­keit und An­se­hen in der Öf­fent­lich­keit er­hal­ten (vgl. Ur­teil des Ver­wal­tungs­ge­richts des Kan­tons Zü­rich vom 18.11.2009, PB.2009.00027, E. 3).

Mah­nun­gen oder Ver­wei­se im Sin­ne von Dis­zi­pli­nar­mass­nah­men be­deu­ten, dass ein Fehl­ver­hal­ten sank­tio­niert be­zie­hungs­wei­se ein be­stimm­tes Ver­hal­ten for­mell (mit­tels Ver­fü­gung und Rechts­mit­tel­be­leh­rung) ge­rügt wird. Ein Ver­weis stellt für sich al­lei­ne be­reits ei­ne für die Mit­ar­bei­ten­den ne­ga­ti­ve Mass­nah­me dar, wes­halb das recht­li­che Ge­hör zu ge­wäh­ren ist.

Es kann nicht von der Hand ge­wie­sen wer­den, dass es im Er­geb­nis nicht ge­ra­de lo­gisch er­scheint, dass bei ei­nem Ver­weis, der in der Re­gel kei­ne Kün­di­gungs­an­dro­hung ent­hält, das recht­li­che Ge­hör ge­währt wer­den muss, bei ei­ner Mah­nung mit ent­spre­chen­der Kün­di­gungs­an­dro­hung aber nicht. Grund da­für ist der ei­gent­li­che «Be­stra­fungs­cha­rak­ter» ei­nes Ver­wei­ses. Aus Sicht des Au­tors sind Ver­wei­se im Sin­ne von Dis­zi­pli­nar­mass­nah­men kaum ge­winn­brin­gend und füh­ren nicht zu ei­ner kon­struk­ti­ven Zu­sam­men­ar­beit auf Au­gen­hö­he, son­dern ze­men­tie­ren hier­ar­chi­sche Ver­hält­nis­se. Auch des­halb soll­te dar­auf ver­zich­tet und statt­des­sen bei fest­ge­stell­ten Män­geln ei­ne Mah­nung mit kon­kre­ten mess­ba­ren Zie­len, Er­war­tun­gen und An­for­de­run­gen ge­wählt wer­den. Dies er­mög­licht den Mit­ar­bei­ten­den, ihr Ver­hal­ten und/oder ih­re Leis­tung ent­spre­chend zu ver­bes­sern und so das Ar­beits­ver­hält­nis wei­ter­füh­ren zu kön­nen. Ist das Fehl­ver­hal­ten be­son­ders schwer­wie­gend, steht es dem Ge­mein­we­sen na­tür­lich frei, ent­we­der ei­ne sehr deut­li­che Mah­nung zu ver­fas­sen und im Wie­der­ho­lungs­fall die frist­lo­se Kün­di­gung an­zu­dro­hen, oder di­rekt die frist­lo­se Kün­di­gung zu beabsichtigen